고객 동의, 이렇게 받으십시오

청약서에 받으신 개인정보 동의는 대개 보험회사 명의이고, 목적도 「보험계약의 체결·유지·보험금 지급」으로 적혀 있습니다. 그 동의를 받은 주체는 보험회사입니다.

그런데 고객 자료를 내 컴퓨터에 옮겨 두고 생일 인사를 보내고, 만기를 챙기고, 소개를 관리하는 것은 설계사 본인의 영업 목적입니다. 보험사가 받아 둔 동의의 목적 밖입니다.

이 경우 설계사는 보험사의 일을 대신하는 사람이 아니라 스스로 개인정보처리자가 됩니다. 그러면 본인 명의로 따로 동의를 받아야 합니다.

「회사를 옮겨도 고객은 내 것」이라는 말이 위험한 것도 같은 이유입니다. 보험사를 통해 받은 정보는 위탁이 끝나면 돌려주거나 파기할 대상입니다. 직접 동의를 받아 두신 고객 자료만 계속 쓰실 수 있습니다.

가장 많이 오해하시는 부분이라 따로 적습니다. 주민등록번호는 동의로 처리할 수 있는 정보가 아닙니다.

개인정보보호법 제24조의2는 「법률·대통령령·국회규칙 등에서 구체적으로 주민등록번호의 처리를 요구하거나 허용한 경우」 등에만 처리할 수 있다고 정합니다. 정보주체의 동의는 그 근거에 들어 있지 않습니다.

보험회사가 주민등록번호를 다루는 것은 보험업 관련 법령에 근거가 있기 때문입니다. 그 근거는 보험회사의 업무에 대한 것이지, 설계사 개인의 고객관리에 대한 것이 아닙니다.

그래서 아래 양식에는 주민등록번호 칸이 없습니다. 넣지 마십시오. 넣으면 동의를 받아도 위법입니다.

보험금 청구서를 쓰는 일은 다릅니다. 그건 보험회사 업무를 돕는 것이라 그 범위 안에서 다루게 됩니다. 다만 청구가 끝난 뒤에도 계속 갖고 계실 이유는 없습니다.

다만 청구서를 뽑으실 때는 주민등록번호가 필요합니다. 두루는 주민등록번호 13자리가 없으면 청구서를 만들지 않습니다 — 앞 7자리만 있으면 빈 칸이 생긴 서류가 나가기 때문에 아예 막아 둔 것입니다. 청구서를 쓰시는 고객은 넣으셔야 하고, 그 밖의 고객관리 기능은 주민등록번호 없이 그대로 쓰십니다.

• ·동의 없이 받은 명단 — 다른 설계사·지인·업체에게 받은 고객 명단을 그대로 넣는 것
• ·목적을 안 밝히고 받은 정보 — 무엇에 쓰는지 말하지 않고 적어 두는 것
• ·주민등록번호를 고객관리 목적으로 저장하는 것 (위 항목)
• ·건강·질병 정보를 별도 동의 없이 메모에 적어 두는 것
• ·만 14세 미만 아동의 정보를 법정대리인 동의 없이 받는 것
• ·동의를 거부하면 불이익을 주겠다고 하거나, 그렇게 느끼게 하는 것
• ·계약이 끝나고 목적이 사라진 뒤에도 계속 갖고 있는 것

마지막 항목이 가장 흔합니다. 목적이 끝난 정보는 지체 없이 파기해야 합니다(제21조).

• ·동의서는 보관하십시오 — 나중에 「받았다」를 증명할 수 있는 것은 그 종이뿐입니다
• ·컴퓨터에 비밀번호를 거십시오 — 두루의 화면 잠금도 같이 켜 두시기를 권합니다
• ·계약이 끝난 고객, 상담만 하고 끝난 분의 정보는 지우십시오 — 두루에서는 고객 카드 아래 [삭제]를 누르시면 됩니다
• ·동의를 철회하시겠다는 연락을 받으면 지체 없이 [삭제]하고, 지웠다고 알려 드리십시오

해드리는 것 — 고객 자료를 사장님 컴퓨터 안에 암호화해서 보관합니다. 파일만 복사해 가도 다른 컴퓨터에서는 열리지 않습니다. 휴대폰 앱과 동기화를 켜시면 자료가 잠긴 채로 저희 중계 서버를 거쳐 가지만, 열쇠는 사장님 기기에만 있어 저희는 열어 볼 수 없습니다. 동기화를 켜지 않으시면 저희 서버로 올라오지 않습니다.

해드리지 못하는 것 — 동의를 대신 받아 드릴 수는 없습니다. 위 양식은 쓰시기 편하시라고 정리해 드린 것이고, 실제로 받으시는 것은 사장님 몫입니다.

두루에 넣으신 고객 자료에 대해서는 사장님이 개인정보처리자입니다. 저희는 그 자료를 열어 볼 수 없고, 보지도 않습니다.